Pesantren telah resmi membentuk Divisi Customer Service (CS) untuk meningkatkan pelayanan kepada wali santri dan calon santri baru. Fungsi CS sebenarnya sudah ada sejak lama, namun kini ditata dalam struktur khusus dengan dua bidang:
CS Panitia Penerimaan Santri Baru (PSB) dan CS Pengasuhan Santri. Divisi ini dipimpin oleh Ustadzah Nadia Shofa Kamila, B.B.A. dengan anggota Nova Nur Fadilah, S.Pd. dan Ihat Solihat. Untuk meningkatkan profesionalitas, tim CS mengikuti pelatihan Customer Service yang diadakan bersamaan dengan Pelatihan Admin Website.
Terobosan terbesar adalah penerapan Customer Service Artificial Intelligence (CS AI) sejak November 2024, dirintis bersama Tim PSB (Ust Hakim Firanda), Departemen Publikasi Digital (Ust Deni Rusman, S.Pd) dan didukung penuh oleh Wakil Pengasuh Dr. Musthafa Zahir, Lc., MA. Teknologi ini menjadikan Darunnajah 2 Cipining sebagai pesantren pertama di lingkungan Darunnajah yang menggunakan sistem CS modern.
Platform yang dipilih adalah Cekat, karena memiliki keunggulan seperti respon instan 24/7, kemampuan memfilter ribuan chat, omnichannel & CRM, AI yang natural,
serta kemampuan membaca gambar, suara danberbagai bahasa. Layanan dioperasikan melalui WhatsApp pada nomor 0812-1111-180 (Info Santri Baru) dan 0812-2020-070 (Pengasuhan Santri).
Meski berbasis AI, peran Human Agent
tetap dipertahankan. Ketika AI tidak dapat
menjawab, sistem otomatis mengalihkan
percakapan kepada petugas CS sehingga
pelayanan tetap manusiawi dan komprehensif.
Keberhasilan implementasi ini diadopsi
oleh cabang lain, antara lain Darunnajah 8
Annur Cidokom, Gunung Sindur Bogor (24
Januari 2025) dan Darunnajah Pusat Jakarta
(10 Juni 2025) melalui pelatihan yang diisi oleh Ustadz Deni Rusman, S.Pd., yang menegaskan bahwa “Customer Service adalah ujung tombak
citra lembaga.”
Dampaknya terlihat nyata, pelayanan
menjadi lebih responsif, citra pesantren
meningkat, dan jumlah pendaftar santri
baru tahun ini tetap tinggi meskipun tren
umum di banyak pesantren sedang menurun.
Pesantren Darunnajah 2 Cipining menunjukkan komitmennya sebagai lembaga yang adaptif dan inovatif dalam memberikan layanan terbaik.
