Organizing
Dalam hal ini pimpinan pesantren Darunnajah Cipining, KH. Jamhari Abdul Jalal, Lc melalui Kepala Biro Da’wah dan Hubungan Masyarakat, Ust. Katena Putu Ghandi, S.Pd.I menunjuk beberapa penanggungjawab;
Koordinator Safari Da’wah : Ust. Muhlisin Ibnu Muhtarom, S.H.I
Santri Putra Asrama : Ust. Nurrohim Zaenuri dan Ust. Cahyono
Santri Putra Non Asrama : Ust. Saeful Bahri dan Ust. Muhrizal Sutarmo
Santri Putri Asrama : Usth. Sri Rahayu dan Usth. Ruqoyah
Santri Putri Non Asrama : Usth. Anah Nurhasanah, S.Pd.I dan Usth. Siti Fatmawati
Diantara tugas masing-masing penanggungjawab tersebut adalah bermusyawarah untuk penunjukan Musyrif/ah, Amir/ah dan anggota kelompok, pada liburan semester gasal 2011 berjumlah 96 kafilah; 31 kelompok santri putra asrama, 17 kelompok santri putra non asrama, 27 kelompok santri putri asrama dan 21 kelompok santri putri non asrama. Setiap kelompok terdiri dari 10 – 12 santri kelas 1-6 TMI/ VII MTs/SMP-XII MA/SMK.
Musyawarah Ahlu Bait
Setelah terbentuk kelompok-kelompok Safari Da’wah, kemudian mereka bermusyawarah untuk menentukan salah-satu keluarga dari mereka menjadi ahlu bait (tuan rumah), ahlu bait yang notabene juga wali santri ini diharapkan akan mau dan mampu membantu dan mengarahkan para peserta Safari Da’wah di lingkungan tempat tinggal mereka. Diutamakan juga dalam pemilihan ahlu bait; adanya Masjid Jami’, Mushola, Majlis Ta’lim, Taman Pendidikan AlQur’an, Madrasah Diniyah dan atau SD/MI, MTs/SMP.
Musyawarah Transportasi
Ketika musyawarah kelompok sudah menentukan lokasi kegiatan, maka hal penting berikutnya yang harus dimusyawarahkan adalah bagaimana transportasi mereka menuju lokasi tersebut?. Berdasarkan pengalaman dalam pelaksanaan Safari Da’wah Massal, sebagian kelompok dijemput oleh kendaraan pribadi salah-saltu keluarga ahlu bait atau anggota kelompok tersebut, atau carter kendaraan yang dikoordinir oleh para penanggungjawab.