Salah satu agenda Biro Pengasuhan santri adalah rapat koordinasi dan evaluasi yang diadakan tiap hari selasa. Salah satu sebab hari selasa menjadi pilihan, agar jika ada hal-hal yang perlu dibicarakan dirapat team 19 setiap hari rabu bisa disampaikan. Rapat pada hari ini, selasa 11 Maret 2008 diantaranya membahas:
- Sosialisasi pendataan prestasi dan pelanggaran santri. Dalam buku ini akan kelihatan setiap prestasi dan pelanggaran yang dilakukan oleh santri. Acuan pengisian data pelanggaran misalnya. Setiap anak yang melanggar nanti akan mengisi slip pelanggaran. Tembusan slip dikirim ke musyrif, walikelas, BK, Pengasuhan. Slip tersebut dipengasuhan datanya dimasukkan ke buku “Data Pelanggaran Santri” per kelas. Begitu juga dengan prestasi. Setiap prestasi santri, baik itu yang diadakan di dalam pondok ataupun mengikuti kegiatan di luar pondok akan didata dan dimasukkan dalam buku “Data Prestasi santri” per kelas. Dengan demikian data tersebut dapat digunakan setiap saat bilamana diperlukan, termasuk ketika kenaikan kelas.
- Tanggal, 12/3/08 acara Madagaskar. Madagaskar merupakan apresiasi seni santri kelas IV (1 Aliah). Diharapkan dari klub-klub seni yang sudah dibentuk dan berlatih secara berkesinambungan nantinya juga akan tampil dipanggung, menampilkan hasil karyanya. Dengan demikian akan terbentuk bahwa penampilan-penampilan di panggung tersebut merupakan apresiasi mereka, setelah mengikuti proses pembelajaran/mengikuti kegiatan ekstrakurikuler yang ada.
- Tanggal, 14/3/08, kunjungan kepusat rehabilitasi narkoba ke lido Sukabumi. Peserta 20 santri putra dan 14 santri putri, didampingi oleh ust dan ustadzah 6 orang.
Point-point di atas tiga diantara 10 buah hasil rapat Pengasuhan. Rapat rutin sangat diperlukan, sehingga diharapkan selalu ada koordinasi dan evaluasi dan jika ada permasalahan-permasalahan bisa segera diatasi. (Suwaryo Ngatmusuwito)