DEFINISI PERENCANAAN
Suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Sumber : Alder (1999) dalam Rustiadi (2008 h. 339)
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
Pada dasarnya, perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan :
– Apa ( What )
– Siapa ( Who )
– Kapan (When)
– Dimana ( Where )
– Mengapa ( Why )
– Bagaimana ( How )
Pertanyaan mendasar pada Perencanaan
- What
– Apa yang akan dikerjakan?
– Apa target yang hendak dituju?
– Apa tujuan yang harus dicapai?Misalkan;- Apa yang akan dikerjakan
-Membuka perpustakaan/taman bacaan
- Target yang hendak dituju
-Menumbuhkan minat baca anak-anak penduduk setempat usia Sekolah Dasar (6 -12 tahun)
- Tujuan yang harus dicapai
-Menyediakan buku-buku bacaan yang sesuai dengan usia pembaca (6 – 12 tahun)
- Who
Pemilihan personnel yang tepat yang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya.
Idza wusidal amru ila ghairi ahlihi fantadziri–s sa’ah ““Suatu urusan diserahkan kepada yang bukan ahlinya, tunggulah kehancurannya”. (HR.Bukhari dan Muslim).Misalkan;
Koordinator : Pembimbing
Penanggungjawab : Yang menguasai bidangnya
Pelaksana : Seluruh anggota kelompok
Pembagian tugas :
-Menentukan lokasi (teras rumah, halaman, bawah pohon, ruang tamu)
-Mempersiapkan perlengkapan (buku-buku, karpet/tikar, pajangan-pajangan)
-Merapikan dan membersihkan lokasi, sebelum dan setelah pemakaian
- When
Pengaturan waktu (jadwal kegiatan/pekerjaan) yang harus di kerjakan
Waktu : Setiap sore/setelah Ashar
Durasi : 1,5 jam/90 menit (16.00 – 17.30)
Alokasi waktu :
– Menyiapkan tempat 10 menit
– Mengumpulkan partisipan 10 menit
– Kegiatan 60 menit
– Merapikan tempat 10 menit
- WhereDimana kegiatan akan dilakukan (memilih tempat atau lokasi dilihat dari
aspek ekonomis, sosial dan teknis)
- Pemilihan lokasi yang STRATEGIS (mudah dijangkau dan teridentifikasi). Misal : rumah Pak RT, kelurahan, posko tempat tinggal kelompok
- Disesuaikan dengan kegiatan. Misal : pengajian di musholla/masjid, olahraga di lapangan
- Izin kepada pemilik tempat, SANGAT PENTING
- Why
Mengapa hal itu menjadi tujuan, apa alasan dan hasil analisisnya?
Mengapa harus diadakan?- Untuk menumbuhkan minat baca di kalangan anak usia SD
- Untuk mempelajari hal-hal baru yang berkenaan dengan bacaan
- Untuk memperkenalkan informasi-informasi yang perlu mereka ketahui
- Untuk mengevaluasi hasil kegiatan, diadakan game/permainan yang menarik. Misal : tebak gambar, dan yang bisa menebak, akan diberi hadiah
- How
Bagaimana cara melaksanakan suatu kegiatan/tugas?
Bagaimana pelaksanaan suatu kegiatan?
Menganut sistem POAC
- Planning (merencanakan)
- Organizing (mengatur)
- Actuating (melaksanakan)
- Controlling (mengawasi)
SYARAT-SYARAT PERENCANAAN
- Memiliki tujuan yang jelas
- Bersifat sederhana (simple), dalam arti tidak muluk-muluk sehingga pelaksanaannya tidak sulit di laksanakan
- Memuat analisa-analisa terhadap pekerjaan yang dikerjakan
- Bersifat fleksibel, dalam arti dapat berubah sesuai perkembangan yang ada
- Memiliki keseimbangan, yaitu keselarasan tanggung jawab dan tujuan tiap bagian yang disesuaikan dengan tujuan akhir yang telah ditetapkan
- Memiliki kesan bahwa segala sesuatu itu telah tersedia serta dapat digunakan secara efektif dan berdaya guna
Manfaat Perencanaan
ØTerorganisasinya pelaksanaan tugas dan kegiatan setiap unit/bagian
Ø Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi seminimal mungkin
Ø Memudahkan pelaksanaan pengawasan
Ø Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan
(DN.COM/almas_khalishah)